Elektronickou poštu dnes k výkonu povolání využívá drtivá většina z nás. Možná proto si své příchozí zprávy kontrolujeme každou půlhodinu, a kdybychom denně nedostali alespoň reklamní newsletter, měli bychom dojem, že je snad konec světa.

Neodpovídat na e-maily je nezdvořilé, být stále k dispozici a reagovat ihned vám zase přivodí velkou míru duševního diskomfortu. Podle psychologa Adama Granta bychom neměli reagovat na příchozí poštu hned také proto, že se často jedná o priority jiných lidí, nikoliv ty naše. Právě podle Adama Granta, který je odborníkem na firemní kulturu, ale způsob, jakým se stavíme ke své elektronické poště, směruje naši kariéru.

Nejdůležitější je čas

Každý e-mail, který pošlete, spotřebovává váš nejcennější kapitál. A tím je čas. Pokud je vaše elektronická komunikace příliš rozsáhlá, nebo naopak v ní chybí zásadní informace či nejste dostatečně zdvořilí, můžete se rázem ocitnout na černé listině. Každý e-mail je naopak také příležitostí, jak se přiblížit ke svému cíli.

Myslete na ostatní

Berte v potaz, co se děje v životě člověka, kterému posíláte e-mail. Oslavil narozeniny? Narodilo se mu dítě? Byl povýšen? Byl řečníkem na důležité konferenci? Jednou větou mu pogratulujte. Váš e-mail by měl směřovat k cíli, kterého chcete dosáhnout. Stručně a jasně. Ale je velmi důležité znát kontext, v jakém se pohybuje jeho příjemce.

Neumíte se soustředit a žít v přítomném kamžiku? Máme návod, jak to změnit číst článek

Kariéra

Sdílejte

Vazby mezi lidmi se navazují a upevňují sdílením. Prozraďte také adresátovi, že jste změnili práci nebo pole působnosti. Je důležité, aby osoby, se kterými pracujete nebo jsou vašimi obchodními partnery, věděly, kam si vás zařadit.

Odpovězte na pět věcí

Nenechávejte svého adresáta, aby si musel informace domýšlet. Váš e-mail by měl odpovídat na: kdo, co, kdy, kde, proč. Kontext událostí hraje velkou roli, proto ho vždy osvětlete. Dostatek informací, které ale musí být podané ve stručné formě, všem ušetří čas. Což dnes ocení úplně každý.

Nezačínejte větu zájmenem "já"

Podvědomě to na adresáta působí tak, že jste důležitější než on. Dojem arogance nechcete vyvolat nikdy v nikom, protože se vám to nevyplatí. Věty proto formulujte tak, aby vyznívaly empaticky vůči adresátovi.

Připojte přílohu

Před odesláním vždy zkontrolujte, zda jste připojili přílohu, o které píšete v e-mailu. Ověřit, zda tam skutečně je, zabere vteřiny a ušetří vám to čas, který byste věnovali posílání dalšího e-mailu.

Obsah je velmi důležitý

Nepřehánějte, nelžete. Dbejte na to, aby to, co píšete, bylo objektivní a v souladu s tím, jaká je skutečnost doopravdy. Jinak hrozí, že ztratíte důvěru svého adresáta.

Pozor na nedorozumění

Hádky po e-mailech často vznikají z nedorozumění. Psaný text si totiž můžeme interpretovat množstvím způsobů, takže dotyčný pak něco pochopí úplně jinak, než jak bylo původně zamýšleno. Použili jste příliš zájmena "vy", takže si adresát může myslet, že ho úkolujete? Jste příliš struční a někdo by si to mohl vyložit jako příkrost? Pamatujte na důvěru svého adresáta, kterou nechcete ztratit.

Kontrolujte před odesláním

Dejte si pozor na gramatické chyby a překlepy, které se mohou přihodit i těm nejlepším z nás. Chybějící slova, malá písmenka místo velkých a jiné renoncy ukazují, že vám na adresátovi příliš nezáleželo.

E-maily, které posíláte, jsou odrazem vás samých. Každý e-mail je příležitost, zda upevníte své spojení a získáte v dotyčném spojence, nebo nikoliv. Chcete, aby druzí věnovali vaší elektronické korespondenci čas? Pak buďte konzistentní, zdvořilí a nepište takové e-maily, které byste nechtěli sami číst.